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Onboarding und Integration

In unserer gewohnten Umgebung in Deutschland kann es für Ihre neue Fachkraft schwierig sein, sich wohl und willkommen zu fühlen.

Der neue Job in Ihrem Unternehmen bedeutet für diese Person, die Heimat zu verlassen und in ein Land mit einer anderen Kultur, einer anderen Sprache und neuen Regeln zu ziehen. Ihr Unternehmen und ihre Mitarbeitenden werden die ersten Personen sein, die ihre neue Fachkraft kennenlernt und die den ersten Eindruck von unserem Land und den Leuten hier prägen. Schaffen Sie daher von Anfang an ein freundliches und offenes Klima. Bieten Sie Unterstützung an, auch wenn dies in einigen Dingen über das reguläre Arbeitsverhältnis hinausgeht. In dieser Rubrik finden Sie Informationen, wie Sie das machen.

Eine Willkommens- bzw. Anerkennungskultur im Unternehmen ist gut für alle Mitarbeitenden. Vielfaltsorientierte Personalstrategien stärken die Bindung an Ihr Unternehmen.

Das Onboarding bei neuen Fachkräften aus dem Ausland geht über die reguläre Einarbeitung hinaus. Denn es stellt nicht nur die Anpassung an die neue Unternehmensstruktur und die neuen Aufgaben am Arbeitsplatz in den Mittelpunkt, sondern fokussiert auch Themen wie Wohnen, Einleben, Sprache und Alltag in Deutschland.

Erste Schritte für Ihre Fachkraft:

Wesentliche Schritte in einem Einarbeitungsplan

Ein durchdachter Einarbeitungsplan beginnt bereits vor dem offiziellen Startdatum und setzt sich mit kontinuierlicher Unterstützung fort. Die Vorbereitung reicht von administrativen Aufgaben bis zur Bereitstellung eines Arbeitsplatzes und digitaler Zugangsdaten.

Am ersten Tag sollten dem neuen Mitarbeitenden klare Ziele und Erwartungen dargelegt werden. Eine begleitende Checkliste stellt sicher, dass alle wesentlichen Punkte besprochen werden. Ein offenes Kommunikationsklima fördert den Austausch von Fragen und Feedback. Sowohl der Arbeitgeber als auch die Kolleginnen und Kollegen sollten regelmäßig Rückmeldungen geben, um den Einarbeitungsprozess zu optimieren und die Zufriedenheit zu steigern.

Vorbereitung in Ihrem Unternehmen

Integration und Vielfalt sind Gemeinschaftsaufgaben. Es ist leichter, wenn das Unternehmen nach innen und außen zeigt, dass es diese Werte unterstützt. Die Führungskräfte sollten ein echtes Vorbild sein und mit dem Team offen über Vielfalt sprechen. Denn nur, wenn alle mitmachen, klappt es, wenn eine Fachkraft aus dem Ausland dazu kommt.
Besprechen Sie daher im Team, welche Kapazitäten und welche Bereitschaft zur Unterstützung existieren. Bieten Sie ihren Mitarbeitenden, wenn möglich, auch im Gegenzug Entlastung bei der Arbeit für die geleistete Unterstützung an.
Stellen Sie eine direkte Ansprechperson für ihre neue Fachkraft bereit. Diese Person sollte offen und geduldig sein und wenn möglich auch über interkulturelle Kompetenzen verfügen. Die Grenzen dessen, was geleistet werden kann, müssen klar definiert sein, sonst kommt es schnell zu einer Überlastung. Dabei kann man die Starthilfe für ihre neue Fachkraft mit der Pflege von Angehörigen vergleichen, welche in manchen Fällen sehr zeitintensiv und zu einer psychischen Belastung werden kann. Auch wenn es eine Ansprechperson gibt, bedeutet dies nicht, dass diese alle Aufgaben alleine übernehmen muss.
Sollten Sie planen, mehr als eine internationale Fachkraft zu beschäftigen, lohnt sich vielleicht auch die Ausbildung einer Person zum Integrationsmanager. In der Region bietet vor allem die IHK solche Kurse an. Aber auch Online findet man vielzählige Angebote für interkulturellen Trainings (die man auch für Gruppen buchen kann).

Alternativ gibt es ein kostenloses Einführungsseminar von ca. einer Stunde bei „Make it in Germany – Webinar: Interkulturelle Kompetenzen für Arbeitsgeber“.

Erstorientierung im Team

Alles, was Ihnen und Ihren Mitarbeitenden normal erscheint, kann für Ihre neue Fachkraft unbekannt oder ungewohnt sein. Setzten Sie nicht voraus, dass in Deutschland gängige Verhaltensregeln oder allgemein bekannte Vorschriften der Person bekannt sind oder diese schon vorab verinnerlicht wurden.

Stellen Sie heraus, was wichtig für die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen ist. Priorisieren Sie hierbei: Welche Dinge sind zwingend erforderlich?

Geben Sie der Anpassung in Ihrem Team beiderseits Raum und Zeit. Sorgen Sie dabei stets für ein vertrauensvolles und respektvolles Arbeitsklima.

Willkommensmappe

Stellen Sie die wichtigsten Informationen zum Unternehmen in einem Ordner zusammen, der den Neuankömmlingen zur Orientierung und als Nachschlagewerk dienen kann. Eine Beispielmappe kann unter folgendem Link bei „Make it in Germany – Willkommensmappe“ auf Deutsch, Englisch und Spanisch heruntergeladen und dann angepasst werden.

Ein paar ausgewählte Themen, welche auch in der Mappe zu finden sind, stellen wir im Folgenden vor.

Fehler im Onboarding vermeiden

Ein erfolgreiches Onboarding beginnt nicht am ersten Tag, sondern schon mit dem allerersten Kontakt. Es ist wichtig, klare Erwartungen zu formulieren und neuen Mitarbeitenden schriftliche Unterlagen zur Verfügung zu stellen, die diese Erwartungen verdeutlichen. Fehlende Kommunikation oder Unterstützung kann den Einarbeitungsprozess erschweren.

Wohnraum finden

Nachdem der Visumprozess eingeleitet wurde und die Einreise absehbar wird, kann die Fachkraft beginnen, nach einem passenden Wohnraum zu suchen.

Die ideale Option ist, Wohnraum für die Dauer der Beschäftigung oder die ersten Monate selbst zur Verfügung zu stellen. Dies gibt ihrer Fachkraft Zeit, einen geeigneten dauerhaften Wohnraum zu finden. Wenn dies keine Option für Sie ist, können Sie dennoch eine große Unterstützung sein.

Verweisen Sie für den Anfang auf möblierte Kurzzeitmietobjekte.
Benennen Sie Wohngegenden in der Nähe des zukünftigen Arbeitsplatzes oder mit guter Anbindung an das öffentliche Verkehrsnetz.
Weisen Sie auf angemessene Wohnraummieten hin, welche dem Gehalt entsprechen.
Begleiten Sie die Person bei einer Wohnungsbesichtigung oder stellen Sie Tipps zusammen, auf was bei einer Besichtigung zu achten ist.
Bieten Sie an, den Mietvertrag zu checken oder verweisen Sie auf Stellen, die dabei unterstützen können.
Stellen Sie Dokumente oder Nachweise aus, mit denen Ihre Fachkraft das zukünftige Einkommen und die Arbeitsplatzsicherheit nachweisen kann.

Grundlegende Tipps zu Wohnraumsuche haben wir für internationale Fachkräfte auf dieser Website zusammengestellt.

Dauer des Onboarding-Prozesses

Der Onboarding-Prozess kann je nach Unternehmen zwischen mehreren Wochen und 6 Monaten dauern. Diese Phase ist geprägt von regelmäßigen Feedback-Dialogen und der kontinuierlichen Integration ins Team. Ein strukturierter Prozess mit klaren Abläufen ist entscheidend, damit neue Mitarbeitende schnell und sicher in ihrem neuen Berufsumfeld Fuß fassen können. Ein positives Betriebsklima und die Unterstützung durch Kolleginnen und Kollegen erleichtern den Einstieg erheblich.

Deutschkurse

Grundsätzlich unterliegt die Erteilung einer Aufenthaltserlaubnis zum Zweck der Beschäftigung für eine Fachkraft nicht mehr spezieller Beschränkungen bezüglich des Deutsch-Sprachniveaus. Dies bedeutet, dass jedes Unternehmen selbst bei der Einstellung festlegen muss, welches Sprachniveau für den Start im Unternehmen anzusetzen ist. In manchen Unternehmen kann es sogar möglich sein, ohne jegliche Deutschkenntnisse seiner Arbeit nachzugehen.

Trotzdem ist das Erlernen der deutschen Sprache für den Alltag unabdingbar. Für Behördengänge, beim Einkaufen, im Gesundheitswesen oder auch nur für den Kontakt zu den unmittelbaren Nachbarinnen und Nachbarn. Menschen, denen es leichtfällt, sich im Alltag selbstständig zurecht zu finden, haben ein größeres Potenzial, sich hier wohl zu fühlen. Außerdem tragen die Selbstständigkeit und die Vernetzung zur Integration bei. Deshalb sollte das Erlernen der deutschen Sprache auch bei englischsprachigen Positionen gefördert werden.

Ermutigen Sie Ihre Fachkraft, an den vielfältigen Angeboten für Deutsch-Sprachkurse teilzunehmen, indem Sie eine flexible Arbeitszeitanpassung für die Aufnahme des Kurses befördern, oder wenn möglich eine Freistellung zu diesem Zweck anbieten.

Ein Verzeichnis der vom Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (BMAF) angebotenen Sprachkurse finden Sie hier: BAMF-NAvI.

Allen voran stehen die allgemeinen Integrationskurse, aber für Berufstätige können sowohl der Berufssprachkurs als auch der JOB BSK eine wichtige Option sein.

Sprachliche Integration im Unternehmen

Deutsch zu lernen ist ein zentraler Bestandteil der Integration ausländischer Mitarbeitender. Unternehmen sollten den Zugang zu berufsbezogenen Deutschkursen aktiv fördern. Die Sprachkenntnisse sind entscheidend, um Missverständnisse zu vermeiden und die Kommunikation zu verbessern. Ein gutes Sprachverständnis erhöht nicht nur die persönliche Zufriedenheit, sondern trägt auch zur effektiven Zusammenarbeit im Team bei. Arbeitgeber können durch flexible Arbeitszeiten die Teilnahme an Kursen unterstützen.

Integrationskurse des BAMF

Fachkräfte nach §§ 18a bis 18d, 18g, 19c und 21 haben erst nach Ablauf des Visums und der erstmaligen Erteilung des elektronischen Aufenthaltstitels Anspruch auf einen Integrationskurs. Bis dahin vergehen meist ca. 6 bis 12 Monate, in denen nur private Kurse besucht werden können.

Alle Informationen rund um die Integrationssprachkurse finden sie beim BAMF:

BAMF – Bundesamt für Migration und Flüchtlinge – Integrationskurse

Berufssprachkurse (BSK)

Bei diesen Kursen handelt es sich um Aufbaukurse nach den Integrationskursen von Niveau B1 bis C2, welche auf die Arbeitswelt allgemein vorbereiten sollen. In den Basiskursen stehen berufsübergreifende Deutschkenntnisse im Vordergrund. In den Spezialkursen gibt es Spezialisierungen für:

Personen im Anerkennungsverfahren zu akademischen Heilberufen und Gesundheitsfachberufen
Personen mit fachspezifischen Inhalten in verschiedenen Fachrichtungen im Bereich Gewerbetechnik und Einzelhandel
Teilnehmende aus dem Integrationskurs, die das Niveau B1 nicht erreicht haben

BAMF – Bundesamt für Migration und Flüchtlinge – Deutsch für den Beruf

Job-BSK direkt am Arbeitsplatz

Die Job-BSK sind konkret arbeitsplatzbezogene, flexible Sprachkurse mit kurzer Laufzeit, welche maßgeschneidert auf die Bedürfnisse von Beschäftigten und Betrieben sind und vor allem durch praxisbezogene Lernerfolge motivieren. Hierbei können Sie als Unternehmen direkt mithelfen indem Sie mit dem BAMF in Verbindung treten und Ihre Bedarfe mitteilen. Ein Zusammenschluss mit anderen Unternehmen aus der Branche kann sich positiv auswirken, da es die Teilnehmerzahl und damit die Umsetzungsfähigkeit erhöht. Auch hier ist es auch wichtig, Flexibilität bei den Arbeitszeiten zu bewahren um die Teilnahme zu ermöglichen.

BAMF – Bundesamt für Migration und Flüchtlinge – Job-BSK: passgenauer Spracherwerb am Arbeitsplatz

Individuelle Angebote

Ankommen im Job und im Alltag

Der Arbeitsplatz ist der Ort, an dem man die meiste Zeit in der Woche verbringt. Gute Verbindungen im Team und darüber hinaus beeinflussen das allgemeine Wohlbefinden. Soziale Veranstaltungen mit Kolleginnen und Kollegen können helfen, das neue Umfeld kennenzulernen und Beziehungen aufzubauen. Regelmäßige Feedbackgespräche mit Vorgesetzten zeigen Ziele und Entwicklungsmöglichkeiten auf und identifizieren im besten Fall ausbaufähige Bereiche auf.

Die Lebensbedingungen außerhalb des Arbeitsplatzes sind ebenso wichtig. Vieles hier in Deutschland ist für Ihre Fachkraft unbekannt. Viele Behördengänge müssen gerade zu Beginn durchgeführt werden. Haben Sie Verständnis für diese Termine und bieten Sie Unterstützung an. Sprachbarrieren führen oft zu Unsicherheit und Missverständnissen, die eine Wiederholung der Termine nach sich ziehen.

Denken Sie bei Ihren Unterstützungsmaßnahmen auch an die Familie ihrer neuen Fachkraft. Kinderbetreuung, Schule oder Arbeitsplätze für die nachgezogenen Ehepartner sind wichtige Themen, bei den Sie Hilfestellung geben können. Aber auch die Einladung von Familienmitgliedern zu Firmenveranstaltungen und Freizeitangeboten unterstützt deren Integration.

Feedback-Dialoge gestalten

Die Etablierung regelmäßiger Feedback-Dialoge ist essenziell für die Gesundheit der Unternehmensbeziehungen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Arbeitgeber sollten konstruktives Feedback sowohl mündlich als auch schriftlich erteilen und dabei auf die individuellen Stärken der Teammitglieder eingehen. Diese Gespräche sollten als positiver Dialog gestaltet werden, in dem auch die neuen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihre Sichtweisen darlegen können. Dies verbessert das Betriebsklima und stärkt die Effektivität des Teams.

Unterstützung und weiterführende Informationen

Kennen Sie ein Unternehmen in Ihrer Nähe, dem die Integration einer ausländischen Fachkraft gelungen ist oder wie deren anfängliche Herausforderungen überwunden werden konnten? Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen und können von dem Austausch über die bisherigen Erfahrungen und Strategien Anderer profitieren.

Die bundesweite Plattform „Make it in Germany“ zum Beispiel bietet einen Bereich für Praxisbeispiele an, in denen Unternehmen von ihren bisherigen Erfahrungen berichten. Aber auch die regionalen Kammern haben Ansprechpartnerinnen sowie -partner und bieten regelmäßig Events zum Thema internationale Fachkräfte an.