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Entsendungen

Wenn Arbeitnehmende vorübergehend aus dem Ausland nach Deutschland geschickt werden, spricht man von einer Entsendung.

Eine Zeichnung: Ein Mann im Anzug steht vor einem überdimensionalen Smartphone. Auf dem Bildschirm ist eine Karte und darauf ein gelbes Standortsymbol abgebildet.

Eine Entsendung nach Deutschland ist nur dann möglich, wenn das Unternehmen über eine Niederlassung in Deutschland verfügt. In diesem Fall bleibt der Arbeitsvertrag im Herkunftsland bestehen, während der Arbeitgebende seine Mitarbeitenden vorübergehend nach Deutschland entsenden kann, um sie hier für einen begrenzten Zeitraum einzusetzen.

Eine Ausnahme davon bildet das Werkvertragsverfahren. Ein Unternehmen aus einem Drittstaat kann auch ohne Niederlassung in Deutschland Arbeitnehmende im Rahmen eines Werklieferungsvertrages entsenden.

Auch für eine vorübergehende Beschäftigung ausländischer Mitarbeitender in Deutschland ist grundsätzlich ein Aufenthaltstitel erforderlich, der eine Erlaubnis zur Ausübung der Beschäftigung enthält.

Pflichten des Arbeitgebenden am Einsatzort

Der Arbeitgebende muss die deutschen Arbeitsregeln einhalten. Das gilt immer für den Ort, an dem die Mitarbeitenden eingesetzt werden sollen.

Lohn, Arbeitszeit und Urlaub

Der Arbeitgebende muss den angemessenen Lohn zahlen. Das Arbeitsentgelt muss mindestens dem von vergleichbaren inländischen Arbeitnehmenden entsprechen. Maßgeblich sind dabei vor allem die regionalen und branchenspezifischen Regelungen, nicht der im Herkunftsland übliche Lohn. Urlaub und Arbeitszeiten müssen den deutschen gesetzlichen Vorgaben und dem entsprechen, was inländischen Arbeitnehmenden zugesichert wird.

Arbeitsschutz und Sicherheit

Der Arbeitgebende muss für Sicherheit sorgen. Arbeitsschutz bedeutet: Er muss Gefahren vermeiden und die Mitarbeitenden vor Unfällen und Gesundheitsschäden schützen. Dazu gehören zum Beispiel sichere Arbeitsplätze und passende Schutzkleidung.

Wichtige Fragen zur Entsendung

Wenn Sie eine Beratung zum Thema Entsendung eines oder mehrerer Mitarbeitenden wünschen, sollten Sie folgende Fragen vorab intern klären:

Zeichnung: Person steht vor einem Wegweiser mit einem gelben Richtungspfeil und einer Karte mit gelbem Standortmarker.

Welches Unternehmen entsendet die Mitarbeitenden?
Gibt es im Bundesgebiet eine Niederlassung des Unternehmens?
Wann soll die Entsendung beginnen?
Für welchen Zeitraum soll die Entsendung erfolgen? (Über oder unter 90 Tage.)
Wie viele Mitarbeitende sollen entsendet werden?
Welche Nationalität haben die Mitarbeitenden?
Welche Tätigkeiten sollen die Mitarbeitende ausüben?
Wo werden die Mitarbeitenden im Bundesgebiet wohnen?

Arten der Entsendung

Ob eine Entsendung nach Deutschland wie geplant durchgeführt werden kann, hängt von mehreren Faktoren ab. Diese Kriterien sind wichtig, um festzustellen, ob ein Aufenthaltstitel und eine Arbeitserlaubnis erforderlich sind.

Folgende Faktoren sind entscheidend:

Dauer des Aufenthalts
Wie lange die entsendete Person in Deutschland bleiben soll.
Staatsangehörigkeit der entsendeten Person
Je nach Herkunftsland gelten unterschiedliche Einreise- und Aufenthaltsregelungen.
Geplante Tätigkeit in Deutschland
Art und Umfang der Arbeit, die in Deutschland ausgeführt werden soll.

Eine Zeichnung: Ein Mann im gelbem Pullover hält ein großes Standortsymbol vor stilisierter Karte mit Segelboot und Baum.

Dauer der Entsendung festlegen

Zunächst muss entschieden werden, ob es sich um eine kurzzeitige oder eine langfristige Entsendung handelt.

Kurzzeitige Entsendungen unter 90 Tagen

Zeichnung: Person steht neben einer stilisierten Weltkugel mit gelben Kontinenten, umgeben von gelben Umlaufbahnen und farbigen Punkten.

Für bestimmte Berufsgruppen gibt es die Möglichkeit, eine Beschäftigung ohne die normalerweise notwendige Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit im Bundesgebiet bis zu 90 Tage auszuüben.

Hinweis: Selbständige Tätigkeiten sind nicht von dieser Erlaubnisfreiheit umfasst. Für eine selbstständige Tätigkeit benötigen Sie immer eine Zustimmung.

Visafreie Einreise für kurzzeitige Entsendungen

Je nach Staatsangehörigkeit können Entsendungen unter 90 Tagen in Einzelfällen ohne Visum oder mit einem Schengen-Visum ohne Arbeitserlaubnis erfolgen. Informieren Sie sich hier über die Möglichkeiten.

Staatsangehörige folgender Staaten dürfen dafür ohne Visum einreisen:

Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, Neuseeland, des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland sowie der Vereinigten Staaten von Amerika

Staatsangehörige aller anderen Staaten benötigen ein (Schengen-)Visum.

Informieren Sie sich im Folgenden zu kurzzeitigen Entsendungen für bestimmte Berufsgruppen und den entsprechenden Anforderungen:

Werklieferungsvertrag (bis zu 90 Tage innerhalb von 12 Monaten)

nach § 19 BeschV

Eine kurzzeitige Beschäftigung im Rahmen eines Werklieferungsvertrages liegt vor, wenn ein Unternehmen technische Arbeiten in Deutschland durchführt, zum Beispiel:

gewerblichen Zwecken dienende Maschinen installieren oder demontieren
Software einrichten
Personal einweisen
Demontage gebrauchter Anlagen zum Wiederaufbau in dem Staat, in welchem das entsendende Unternehmen sitzt

Dann gelten diese Regeln:

Es ist nur eine Anzeige bei der Bundesagentur für Arbeit nötig. Formular: Anzeige zur kurzzeitigen Beschäftigung
Keine Zustimmung erforderlich.

Hinweis: Folgende Tätigkeiten müssen nicht bei der Bundesagentur für Arbeit angezeigt werden. Sie können visumfrei oder mit Schengen-Visum bis zu 90 Tage ausgeübt werden:

In Deutschland erworbene Maschinen, Anlagen und Produkte abnehmen oder in deren Nutzung eingewiesen werden
Messestände auf- und abbauen sowie betreuen
Betriebslehrgänge im Rahmen von Exportlieferungs- und Lizenzverträgen absolvieren

Geschäftsreisende (bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen)

§ 16 BeschV (bis zu 90 Tage innerhalb von 180 Tagen)

Für Arbeitgebende mit Sitz in Deutschland sind folgende kaufmännische Tätigkeiten erlaubt: Besprechungen oder Verhandlungen führen, Verträge schließen, Waren ankaufen, die zur Ausfuhr bestimmt sind

Für Arbeitgebende mit Sitz im Ausland ist erlaubt: einen inländischen Unternehmensteil gründen, überwachen oder steuern.

Teilnahme an einer betrieblichen Weiterbildung (bis zu 90 Tagen innerhalb von 12 Monaten)

nach § 17 BeschV

Gilt für im Ausland beschäftigte Fachkräfte eines internationalen Konzerns oder Unternehmens

Journalisten (bis zu 90 Tage innerhalb von 12 Monaten)

nach § 18 BeschV

Gilt für von Presse- und Informationsamt der Bundesregierung anerkannte Journalistinnen und Journalisten, die für einen ausländischen Arbeitgebenden tätig werden.

Fahrpersonal im internationalen Straßen- und Schienenverkehr / Personenverkehr (bis zu 90 Tage innerhalb von 12 Monaten)

nach § 20 BeschV

Güterverkehr:

Erlaubt ist der Einsatz ausländischer Kraftfahrer ohne weitere Zustimmung für

Unternehmen mit Sitz in einem Staat der EU beziehungsweise EWR, wenn

im Staat des Unternehmenssitzes eine EU- Fahrerbescheinigung für den Fahrer ausgestellt wurde und
der Fahrer im grenzüberschreitenden Verkehr oder zur Kabotagebeförderung (gewerblicher Güterkraftverkehr mit Be- und Entladung in einem Staat, in welchem der Unternehmer keinen Sitz / Niederlassung hat) eingesetzt wird.

Unternehmen mit Sitz in einem Drittstaat, wenn

das genutzte Fahrzeug im Staat des Unternehmenssitzes zugelassen ist und
der Fahrer nur im grenzüberschreitenden Verkehr tätig ist. Kabotage-Fahrten sind nicht zulässig.

Schienenverkehr

Der Einsatz von Fahrpersonal, Zugbegleitern und Servicepersonal im grenzüberschreitenden Schienenverkehr ist zustimmungsfrei für bis zu 90 Tage.

Personenverkehr:

Erlaubt ist der Einsatz ausländischer Kraftfahrer ohne weitere Zustimmung für grenzüberschreitende Fahrten, wenn

im Schienenverkehr das Beförderungsunternehmen seinen Sitz im Ausland hat oder
im Linienverkehr mit Omnibussen auch dann, wenn das Fahrzeug im Inland zugelassen wurde.

Fahrer von Busunternehmen aus den EU/EWR-Staaten benötigen keine EU-Fahrerbescheinigung. Auch der Einsatz der zur Betreuung der Fahrgäste eingesetzten Begleitpersonen ist zustimmungsfrei.

Grenzüberschreitende Dienstleistungserbringung (bis zu 90 Tage innerhalb von 12 Monaten)

nach § 21 BeschV

Die Entsendung drittstaatsangehöriger Mitarbeitender durch ein Unternehmen mit Sitz in der Europäischen Union (EU) oder dem Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) ist für bis zu 90 Tage zustimmungsfrei, sofern eine ordnungsgemäße Beschäftigung im Herkunftsstaat vorliegt und die Person eine Daueraufenthaltserlaubnis EU besitzt.

Vorsicht: Liegt kein Daueraufenthalt EU vor, ist ein Visum zur Beschäftigung einzuholen.

Langfristige Entsendungen über 90 Tage

Eine Zeichnung: Eine Frau blickt auf eine stilisierte Weltkugel mit Umlaufbahn.

Für Entsendungen über 90 Tage brauchen die Mitarbeitenden aus Drittstaaten zwingend einen Aufenthaltstitel. Das heißt, die meisten Personen aus Drittstaaten müssen vor der Einreise ein Visum beantragen.

Nur einige bestimmte Staatsangehörige dürfen visafrei einreisen und können den Aufenthaltstitel in Deutschland bei der zuständigen Ausländerbehörde beantragen. Achtung: Für die ICT-Karte zur Entsendung von Führungskräften, Spezialisten und Trainees ist eine visafreie Einreise aber nicht möglich. Genauere Informationen finden sie auf: Visafreie Einreise.

Wir empfehlen grundsätzlich die Einholung eines Visums, da nur in diesen Fällen ein sofortiger Arbeitsbeginn möglich ist. Die Antragsbearbeitung in der Ausländerbehörde kann je nach Kapazität wenige Tage, aber auch mehrere Wochen und Monate betragen.

Der Anwendungsbereich von langfristigen Entsendungen ist stark eingeschränkt. Nur folgende Situationen ermöglichen eine Entsendung über 90 Tage:

Führungskräfte, Spezialisten, Trainees – ICT-Karte

§ 19 AufenthG in Verbindung mit § 10a BeschV

Für bestimmte Unternehmensmitarbeitende gibt es die Möglichkeit einer:

ICT-Karte (Intra-Corporate Transfer) oder
Mobiler ICT-Karte

Dieser Aufenthaltstitel kann erteilt werden für:

Führungskräfte
Spezialisten
Trainees (Berufseinsteiger im Rahmen von Programmen)

Wichtige Hinweise zur ICT-Karte

Gilt für konzerninterne Versetzung nach Deutschland in Unternehmen mit Hauptsitz außerhalb der EU
Für bis zu 3 Jahre (1 Jahr bei Trainees)
Visumverfahren ist verpflichtend – auch für privilegierte Staatsangehörige aus: Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, von Monaco, Neuseeland, San Marino, dem Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland sowie den Vereinigten Staaten von Amerika.
Wenn die Versetzung länger als 3 Jahre andauern soll, muss ein inländischer Arbeitsvertrag geschlossen und der ausländische Arbeitsvertrag ruhend gestellt werden. Die Erteilung einer ICT Karte ist unter diesen Umständen nicht möglich.

Ausführliche Hinweise dazu gibt es bei der Bundesagentur für Arbeit.

Entsendung aus bestimmten Staaten

nach § 19c Abs. 1 AufenthG in Verbindung mit § 26 Abs. 1 BeschV

Eine Entsendung kann mit Aufenthaltstitel und Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit stattfinden, wenn die entsendeten Personen aus einem der folgenden Länder kommen:

Andorra, Australien, Israel, Japan, Kanada, der Republik Korea, von Monaco, Neuseeland, San Marino, des Vereinigten Königreichs Großbritannien und Nordirland sowie der Vereinigten Staaten von Amerika

Dabei gilt:

Die Qualifikation (z. B. Berufsausbildung oder Studium) wird nicht geprüft.
Es ist kein Nachweis einer Anerkennung eines Bildungsabschlusses in Deutschland nötig.
Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist notwendig. Dabei werden Arbeitsvertrag und die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis hinsichtlich der Gleichwertigkeit der Beschäftigungsbedingungen im Vergleich zu inländischen Arbeitnehmenden sowie der möglichen Besetzung mit inländischen Arbeitnehmenden (Vorrangprüfung) beurteilt.

Entsendung im Rahmen eines Werklieferungsvertrags

nach § 19c Abs. 1 AufenthG in Verbindung mit §19 BeschV

Eine Beschäftigung im Rahmen eines Werklieferungsvertrages für mehr als 90 Tage ist für diese technischen Arbeiten in Deutschland möglich:

Aufstellen, montieren, warten oder reparieren von Maschinen, Anlagen oder Software, die das Unternehmen in Deutschland für gewerbliche Zwecke bestellt hat.
Einweisen in die Bedienung der erworbenen Maschinen, Anlagen oder Software.
Abnahme (Überprüfung und Freigabe) der Maschinen, Anlagen oder Produkte nach Lieferung.
Demontage von gebrauchten Anlagen, damit sie im Heimatland des Arbeitgebers wieder aufgebaut werden können.

Wichtig:

Es darf sich nicht um Standardmaschinen, Serienanlagen oder Standardsoftware handeln.
Die Produkte müssen speziell für das Unternehmen entwickelt worden sein.

Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist erforderlich. Die Arbeitserlaubnis und der Aufenthaltstitel können für bis zu 3 Jahre erteilt werden.

Die Bundesagentur für Arbeit benötigt folgende Unterlagen:

Kauf- und Liefervertrag der Anlage, Maschine oder Software
Leistungsbeschreibung mit genauen Angaben zur Art zur Ausgestaltung der Anlage
Lohnbedingungen
Nachweis der Qualifikation des Personals
Anzeige über die Montage/Demontage maschineller Anlagen/EDV-Programme

Beachten Sie den Unterschied zum Werkvertrag

Beschäftigungen im Rahmen eines Werkvertrages sind unabhängig von der Dauer der Entsendung nur für Angehörige folgender Staaten möglich:

Die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit ist hier immer nötig, auch bei Entsendungen unter 90 Tagen.

Mehr Informationen dazu finden Sie bei der Bundesagentur für Arbeit unter Werkvertragsverfahren.

Internationaler Personalaustausch & Auslandsprojekte

nach §19c Abs.1 AufenthG in Verbindung mit § 10 BeschV

Internationaler Personalaustausch

Ein Personalaustausch liegt vor, wenn innerhalb eines Unternehmens oder Konzerns:

ausländische Mitarbeitende, die eine Hochschulausbildung oder vergleichbare Qualifikation besitzen, nach Deutschland entsendet werden und
gleichzeitig Mitarbeitende des deutschen Unternehmensteils ins Ausland versetzt werden

Beide Bewegungen müssen parallel stattfinden. Ein Austauschverhältnis von 1:1 wird nicht vorausgesetzt.

Auslandsprojekte

Produktentwicklung oder
Anpassung von Produkten für den internationalen Markt

Die entsendete Person:

bereitet das Projekt in Deutschland inhaltlich vor
führt es im Ausland aus
benötigt eine besondere, projektbezogene Qualifikation

Hinweis: Die Erweiterung von Geschäftsbereichen ist keine Projektarbeit.

Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit

Diese kann in beiden Fällen für maximal 3 Jahre erteilt beziehungsweise verlängert werden. Danach müssen mindestens 6 Monate im Ausland verbracht werden, bevor eine erneute Zustimmung geprüft werden kann.

In Bezug auf das Arbeitsentgelt gelten diese Grundsätze:

Das Arbeitsentgelt muss mindestens dem von vergleichbaren inländischen Arbeitnehmenden entsprechen.
Nur Vergütung für geleistete Arbeit zählt als Arbeitsentgelt.
Nicht anrechenbar sind Zulagen oder Pauschalen, die entsendungsbedingte Kosten wie Reise, Unterkunft oder Verpflegung ausgleichen.
Fehlt eine klare Zweckbestimmung, gilt die gesamte Zulage automatisch als Aufwendungsersatz.
Ausnahme: Entsendungsbezogene Zulagen können berücksichtigt werden, wenn das Grundgehalt die Beitragsbemessungsgrenze überschreitet und vergleichbare inländische Arbeitnehmende die Zulagen ebenfalls erhalten.

Für die Zustimmung der Bundesagentur sind folgende Dokumente notwendig:

Arbeitsvertrag
Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis mit Zusatzblatt B
Hochschulabschluss oder eine gleichwertige Qualifikation
- Eine Kopie des Abschlusses ist ausreichend.
- Der Abschluss muss nicht anerkannt sein.
- Alternativ genügt eine mindestens fünfjährige einschlägige Berufserfahrung auf vergleichbarem Niveau.